Räätälöity ohjelmisto yritykselle: hinta ja mihin varautua

Kun kysyt, mitä räätälöity ohjelmisto maksaa, vastaus on usein "riippuu". Se on rehellinen vastaus, mutta se ei auta budjetin laatimisessa.

Tämä artikkeli avaa, mistä räätälöidyn ohjelmiston hinta yritykselle muodostuu. Saat myös karkean käsityksen siitä, miten kevyt, keskikokoinen ja laaja projekti eroavat toisistaan. Et tarvitse siihen tekniikan tuntemusta.

Miksi räätälöidylle ohjelmistolle ei ole listahintaa

Suomeksi löytyy yllättävän vähän käyttökelpoisia hintaesimerkkejä räätälöidystä ohjelmistosta. Hakutulokset ovat enimmäkseen vertailusivuja tai muiden alojen hinnastoja, koska räätälöity ratkaisu rakennetaan tarpeen mukaan eikä sitä myydä valmiina tuotteena.

Hinta muodostuu kolmesta asiasta: projektin laajuudesta, integraatioista ja käyttäjäryhmistä. Kaksi ulkoisesti samanlaista sovellusta voi siis maksaa aivan eri verran, jos toinen keskustelee kolmen muun järjestelmän kanssa ja toista käyttää vain yksi henkilö.

Seuraavissa osioissa käydään läpi hinnan logiikka niin, että voit arvioida oman projektisi ennen kuin pyydät yhtään tarjousta.

Räätälöidyn ohjelmiston hinnan muodostuminen yritykselle

Kokonaishinta ei ole yksi luku vaan useamman vaiheen summa. Kun ymmärrät, mitä kukin vaihe sisältää, näet myös, mihin voit itse vaikuttaa.

Mistä vaiheista projektin hinta koostuu

Ohjelmistoprojekti etenee yleensä viidessä vaiheessa:

• Määrittely: selvitetään, mitä ohjelmiston pitää saada aikaan ja kuka sitä käyttää.
• Suunnittelu: päätetään rakenne, näkymät ja tekniset ratkaisut.
• Kehitys: ohjelmisto rakennetaan.
• Testaus: varmistetaan, että se toimii oikeilla tiedoilla ja oikeissa tilanteissa.
• Käyttöönotto: ohjelmisto otetaan käyttöön, tiedot siirretään ja käyttäjät perehdytetään.

Jokaisen vaiheen osuus vaihtelee projektin mukaan. Yksinkertaisessa työkalussa kehitys on suurin osa kokonaisuudesta. Monimutkaisessa ympäristössä määrittely ja testaus voivat viedä yhtä paljon aikaa kuin itse rakentaminen.

Tyypillinen tilanne on, että projekti lähtee liikkeelle ilman kirjattua tavoitetta ja kesken työn tarkentuvat toiminnot kasvattavat kustannuksia. Siksi määrittely kannattaa nähdä omana vaiheenaan eikä pelkkänä johdantona varsinaiselle kehitykselle.

Määrittelyyn käytetty aika maksaa itsensä takaisin, koska muutos paperilla on halvempi kuin muutos valmiiseen koodiin.

Mikä nostaa hintaa: integraatiot, käyttäjäryhmät ja datan määrä

Kolme tekijää nostaa hintaa useammin kuin mikään muu.

Integraatiot. Jokainen yhteys olemassa olevaan järjestelmään, kuten kirjanpitoon, verkkokauppaan tai asiakasrekisteriin, pitää suunnitella, rakentaa ja testata erikseen. Rajapinnan laatu vaihtelee, ja vanhan järjestelmän kanssa työ on usein hitaampaa kuin uuden.

Käyttäjäryhmät ja roolit. Kun ohjelmistoa käyttää vain yksi tiimi, näkymiä on vähän. Kun mukana on myyjiä, asiakkaita, esihenkilöitä ja ulkopuolisia, jokaiselle tarvitaan omat oikeutensa ja usein oma käyttöliittymänsä.

Datan määrä ja siirrot. Vanhojen tietojen siirto uuteen järjestelmään vaatii siivousta ja tarkistuksia. Mitä enemmän historiaa tuodaan mukaan, sitä enemmän työtä siitä tulee.

Otetaan tyypillinen tapaus: yrityksen tilaukset siirretään käsin taulukoiden välillä, ja tavoitteena on käsitellä ne omassa työkalussa. Suurimmat kustannukset syntyvät tällaisessa projektissa usein yhteydestä olemassa oleviin järjestelmiin ja käyttöliittymän määrittelystä, ei itse tilausten tallentamisesta.

Oman henkilöstön työaika osana kokonaiskustannusta

Tarjouksessa näkyy vain toimittajan työ. Sinun ja henkilöstösi aika jää helposti laskematta, vaikka se on todellista kustannusta.

Joku kertoo, miten työ tehdään nyt. Joku testaa valmista versiota. Joku tekee päätökset, kun toimittaja kysyy, kumpi vaihtoehto sopii paremmin. Pienessä projektissa tämä on muutama tunti viikossa, laajassa se voi olla merkittävä osa jonkun työajasta.

Tässä kohdassa tekninen kehitysapu ilman IT-projektia tulee käytännöksi. Kun kumppani valmistelee vaihtoehdot ja perustelee suosituksensa, sinun ei tarvitse opiskella tekniikkaa päättääksesi. Vastaat liiketoiminnan kysymyksiin, ja tekniset ratkaisut kuuluvat kumppanille.

Custom-ohjelmiston hinta eri laajuisille projekteille

Alla on kolme laajuusluokkaa korttimaisina kuvauksina. Euromääriä ei ole annettu tarkoituksella: tarkka hinta syntyy vasta, kun laajuus on määritelty. Luokista näet silti, miten hinta suhteutuu toisiinsa. Jos haluat harjoitella vertailua tutummalla tuotteella, kotisivujen hinta ja kustannukset muodostuvat osin samoista osista.

Kevyt räätälöity sovellus yksittäiselle prosessille

• Tyypillinen toimitus: sisäinen työkalu yhdelle prosessille, esimerkiksi tilausten tai pyyntöjen käsittelyyn, yksinkertainen käyttöliittymä ja perusoikeudet.
• Hintaa ajavat tekijät: yksi tai kaksi integraatiota, siirrettävän datan määrä ja käyttöliittymän viimeistelyn taso.
• Suhteellinen hintataso: pienin kolmesta luokasta.

Tämä luokka sopii, kun ongelma on selkeä ja käyttäjiä on vähän. Se ei sovi, jos tarvitset samaan aikaan asiakkaiden kirjautumisen ja yhteyden usean järjestelmän välillä.

Keskikokoinen järjestelmä: integraatiot ja useat käyttäjäryhmät

• Tyypillinen toimitus: useita toimintoja sisältävä järjestelmä, jossa on eri käyttäjäroolit, raportteja ja yhteyksiä olemassa oleviin järjestelmiin.
• Hintaa ajavat tekijät: integraatioiden määrä ja laatu, roolien ja oikeuksien monimutkaisuus sekä vanhan datan siirto.
• Suhteellinen hintataso: selvästi kevyttä luokkaa korkeampi, koska määrittelyä ja testausta tarvitaan huomattavasti enemmän.

Hintaero kevyeen työkaluun syntyy harvoin ominaisuuksien määrästä. Se syntyy siitä, kuinka monta järjestelmää ja käyttäjäryhmää kokonaisuuden pitää palvella.

Laaja kokonaisuus: asiakasportaali tai useita järjestelmiä yhdistävä ratkaisu

• Tyypillinen toimitus: asiakasportaali tai alusta, joka yhdistää useita järjestelmiä, ja jossa on erilliset näkymät asiakkaille, henkilöstölle ja johdolle.
• Hintaa ajavat tekijät: käyttöliittymien laajuus, tietoturva- ja oikeusvaatimukset, useat integraatiot ja suuri datamäärä.
• Suhteellinen hintataso: kolmesta luokasta korkein. Projekti on usein järkevää jakaa vaiheisiin.

Sama logiikka koskee tekoälyä: räätälöity tekoälymalli yritykselle hinnoitellaan samalla tavalla tarpeen, datan ja integraatioiden mukaan.

Luokat ovat suuntaa-antavia. Ne eivät korvaa määrittelyä, ja yksittäinen projekti voi olla kevyt toiminnoiltaan mutta laaja integraatioiltaan.

Ylläpito ja jatkokehitys osana kokonaisbudjettia

Ohjelmisto ei ole valmis käyttöönotossa. Sen jälkeen alkavat toistuvat kulut, ja ne kannattaa merkitä budjettiin omille riveilleen jo alussa.

BC Bertenex tarjoaa toimituksen jälkeen jatkuvaa tukea eikä rajoitu kertaprojekteihin. Siksi hinnasta kannattaa keskustella kokonaiskustannuksena, johon kuuluvat myös ylläpito ja jatkokehitys. Se, mitä tuki sisältää ja mitä se maksaa, sovitaan erikseen eikä se sisälly projektin hintaan automaattisesti.

Hosting, lisenssit ja tuki toimituksen jälkeen

Toimituksen jälkeen maksettavaa syntyy ainakin kolmesta kohdasta:

• Hosting: palvelin tai pilvipalvelu, jossa ohjelmisto toimii.
• Lisenssit: kolmannen osapuolen komponentit ja palvelut, joita ohjelmisto käyttää.
• Tuki ja ylläpito: päivitykset, virheiden korjaus ja apu, kun jokin ei toimi.

Näistä ensimmäinen ja toinen riippuvat valituista ratkaisuista, joten kysy ne tarjousvaiheessa. Jatkuva ylläpito ja tuki näyttää konkreettisesti, mitä toimituksen jälkeinen huolenpito käytännössä tarkoittaa. Esimerkki koskee WordPressiä, mutta periaate on sama räätälöidyssä ohjelmistossa.

Jatkokehityksen varaus, jotta ohjelmisto kasvaa mukana

Yrityksesi muuttuu, ja ohjelmiston pitää muuttua mukana. Uusi asiakasryhmä, uusi järjestelmä tai muuttunut prosessi tuo tarpeita, joita ei ollut ensimmäistä versiota tehtäessä.

Varaa budjettiin erillinen rivi jatkokehitykselle. Silloin muutos ei ole yllätys vaan suunniteltu kulu, ja voit päättää rauhassa, mitä kehität seuraavaksi.

Näin hintaa voi ohjata vaiheistamalla

Et tarvitse kaikkea heti. Hintaa voi hallita jakamalla projektin vaiheisiin, joista jokainen tuo jotain käyttöön ja kertoo, mitä seuraava vaihe oikeasti vaatii.

Aloita rajatulla ensimmäisellä vaiheella

Hyvä lähtöpiste on usein kevyt prosessiautomaatio: yksi toistuva työvaihe, joka vie nyt käsityötä, siirretään sovellukselle. Jos et ole varma, mistä prosessista kannattaa aloittaa, prosessien automatisoinnin aloittaminen käydään läpi omassa artikkelissaan.

Ensimmäiseen vaiheeseen kuuluu vain se, mikä ratkaisee päätarpeen. Seuraavat voivat odottaa:

• asiakkaiden oma kirjautuminen ja portaali
• monimutkaiset raportit
• yhteydet toissijaisiin järjestelmiin
• vanhan historiadatan täysi siirto

Ensimmäinen vaihe ei tee projektista halpaa eikä lupaa valmista nopeasti. Se antaa sinulle hallittavan hinnan, oikeaa käyttökokemusta ja tietoa, jonka pohjalta seuraavan vaiheen laajuus voidaan arvioida tarkemmin.

Vaiheistus ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Jos koko ratkaisun pitää toimia yhtenä kokonaisuutena heti ensimmäisestä päivästä, tarvitset koko laajuuden määrittelyn alussa.

Valmistaudu tarjouspyyntöön, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia

Kaksi tarjousta voi näyttää hyvin erilaisilta, vaikka kumpikin vastaisi eri kysymykseen. Vertailukelpoisia tarjouksia saat vain, kun kaikki tarjoajat saavat samat lähtötiedot.

Kirjaa tavoite, käyttäjät ja nykyiset työkalut

Kirjoita ylös neljä asiaa, ennen kuin otat yhteyttä kehenkään:

1. Tavoite: mitä liiketoiminnalle pitää tapahtua, esimerkiksi "tilausten käsittely ei vaadi käsin kopiointia".
2. Käyttäjäryhmät: ketkä käyttävät ohjelmistoa ja mitä kukin saa tehdä.
3. Nykyiset järjestelmät: mitä työkaluja käytät nyt.
4. Toivotut integraatiot: mihin järjestelmiin uuden ohjelmiston pitäisi olla yhteydessä.

Teknistä sanastoa ei tarvita. Riittää, että kuvaat, mitä työn pitää saada aikaan liiketoiminnalle. Teknisen kääntämisen hoitaa se, jonka kanssa työskentelet.

Tarkista, mitä tarjoukseen kuuluu ja mitä ei

Tarjouksessa pitäisi näkyä erikseen määrittely, kehitys, testaus, käyttöönotto ja ylläpito. Katso myös, miten muutostyöt hinnoitellaan, koska ne ovat usein kohta, jossa lopullinen lasku poikkeaa tarjouksesta.

Kun rivit ovat erillään, pk-yrityksen ohjelmistokehityksen hintaa on helpompi verrata kokonaisuutena. Pelkkä tuntihinta ei kerro mitään, jos et tiedä, montako tuntia työhön kuluu ja mitä se kattaa.

Tekninen kehitysapu ilman omaa IT-projektia

Sinun ei tarvitse tuntea tekniikkaa eikä johtaa IT-projektia itse. Kun tekniset päätökset hoitaa kumppani, voit pyytää tarjouksia ja vertailla niitä liiketoiminnan kielellä.

Tekniset päätökset kumppanille, tavoitteet sinulle

BC Bertenex toimii yrityksen teknisenä kumppanina: tekniset päätökset hoidetaan asiakkaan puolesta, joten yrityksen ei tarvitse tuntea tekniikkaa, jotta projekti etenee. Teet tavoitteet ja liiketoimintapäätökset, kumppani valitsee ratkaisut ja huolehtii toimituksen jälkeisestä tuesta. Näin toimii myös silloin, kun kumppani hoitaa tekniikan muissa projekteissa.

Jos haluat tutustua palveluun, koodaus- ja kehitysapu on hyvä paikka aloittaa.

Valmistele tavoite, käyttäjäryhmät, nykyiset järjestelmät ja toivotut integraatiot edellisten osioiden mukaan. Sen jälkeen voit pyytää arvion projektisi laajuudesta yhteydenottosivun kautta.

Usein kysyttyä räätälöidyn ohjelmiston hinnasta

Miksi räätälöidylle ohjelmistolle ei voi antaa kiinteää hintaa heti?

Hinta riippuu projektin laajuudesta, integraatioista ja käyttäjäryhmistä, ja ne selviävät vasta, kun tarve on määritelty. Siksi kaksi samannäköistä sovellusta voi maksaa eri verran. Kun tavoite, käyttäjät ja nykyiset järjestelmät on kirjattu, tarjous voidaan tehdä tarkemmin.

Mitä muita kuluja ohjelmiston toimituksen jälkeen tulee?

Tyypillisiä ovat hosting, lisenssit, tuki ja jatkokehitys. Ne eivät ole kertaluonteisia, joten ne kannattaa varata budjettiin omille riveilleen. Se, mitä ylläpito sisältää ja mitä se maksaa, sovitaan erikseen.

Voiko projektin hintaa hallita, jos budjetti on rajallinen?

Voi, jakamalla projektin vaiheisiin. Ensimmäiseen vaiheeseen otetaan vain päätarpeen ratkaiseva osa, esimerkiksi yksi automatisoitava prosessi. Sen jälkeen tiedät käyttökokemuksen perusteella, mitä seuraava vaihe vaatii.

Tarvitsenko teknistä osaamista tarjouspyyntöä varten?

Et tarvitse. Riittää, kun kuvaat tavoitteen, käyttäjäryhmät, nykyiset työkalut ja toivotut integraatiot omin sanoin. Tekniset ratkaisut ja niiden perustelut tulevat kumppanilta.

Miten saan tarjoukset vertailukelpoisiksi?

Anna kaikille tarjoajille samat lähtötiedot. Pyydä tarjoukseen erikseen määrittely, kehitys, testaus, käyttöönotto ja ylläpito sekä tieto siitä, miten muutostyöt hinnoitellaan. Näin vertaat kokonaisuutta etkä pelkkää tuntihintaa.